あるプロジェクトのマーケティング・データベースの運用をしていますが、デジタル的な運用は、比較的管理をしやすいのですが、関連する紙の資料の整理の仕方が、やはり難しい…。
ちゃんと、日常的にファイリングをして整理をしていきたいと思いつつも、とりあえずということで一ヵ所に置いておくと、いつのまにか山のように溜まってしまい、後で大変な作業に…、という形になってしまう。
デジタルが主体とはいっても、やはり、紙の資料は無くならない。スキャンしてPDF化したり、そういったことが効率的に出来る方法も色々とあるが、仕事を進めていく上で、紙の資料として管理しておく必要性があるものも多い。
これは一応、紙でとっておこう、これは古いけど、もう暫く管理しておく必要があるなぁ…、などと考えていると、結局、また紙が山のように溜まっていく。どこかで、割り切りが必要か。
現在は、無印良品の収納アイテムと、ファイリングツールなどを使って管理をしている。場所も取るし、使いにくくても意味がないので、自分なりに色々と工夫をしてやっています。仕事の根幹となる部分なので、必要な時に、必要な資料を取り出せることが、重要。そこで、余計な時間が掛かってしまったり、適確な資料を取り出すことができなかったりしたら、それは、大きなロスになってしまう。
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コーヒーを飲みながら、こんなキャビネットがあったらいいなと思ったんで、ちょっとラフを描いてみました。
※こんなキャビネットがあったら、使いやすそう。
※ロックをはずすと、 “ガバッ！”とファイルケースが開く。
※収納する時には、“カパッ！”と収めるとロックが掛かる。
単体のアコーディオン式のファイルボックスは、既にあると思うが、入れたり出したりがやりにくいものが多い。もっとシステマティックに、開く時には “ガバッ！”と開いて、収納する時には“カパッ！”と収まる。そんなイメージのキャビネットだ。
もちろんデザインはシンプルで洗練されたやつ。素材は、細かいヘアラインのかかったアルミ製がいい。ユニット式になっていて、データ量の規模によって拡張出来る。
こんなのがあると、ファイリングや資料整理も楽しくなる。やはり、楽しくないと、こういった地道な作業は、続かない。
